Standortübergreifende Jahrestagung
in Berlin mit Awarding
Tagung, Produktausstellung und „Night of the Stars“ statt einzelner Standort-Weihnachtsfeiern
Für ein Unternehmen mit mehreren Standorten entwickelte Maximize Marketing eine Jahrestagung in Berlin. Das zentrale Event ersetzte die einzelnen Weihnachtsfeiern der Standorte und brachte 250 Mitarbeitende zum Jahresende zusammen.
Tagsüber standen Unternehmensinformationen, Workshops, Produktausstellung und fachlicher Austausch im Mittelpunkt. Am Abend würdigte die „Night of the Stars“ besondere Sales-Leistungen und machte die Mitarbeitenden selbst zu den Stars der Veranstaltung.
Maximize Marketing übernahm den Full Service – von Idee und Konzeption über Projektmanagement und Dienstleistersteuerung bis zur Umsetzung vor Ort.
Referenzdaten
- Format: Jahrestagung mit Awarding und Dinner Party
- Branche: IT Branche
- Teilnehmende: 250 Mitarbeitende
- Destination: Berlin, Deutschland
- Termin: 7. bis 9. November 2013
- Tagungshotel: Meliá Berlin
- Abendlocation: Goya
- Ziel: Mitarbeitende aller Standorte zusammenbringen
- Tagesprogramm: Drum Session, Welcome Speech, Workshops und Produktausstellung
- Abendmotto: Night of the Stars
- Dresscode: Glamour
- Leistungsumfang: Idee, Konzept, Projektmanagement und Umsetzung
Branche
IT Branche
Anlass
Jahrestagung mit Awarding und Dinner Party
Ort
Berlin, Deutschland
Teilnehmer:innen
250 Mitarbeitende
Wie ersetzt ein gemeinsames Event mehrere Standort-Weihnachtsfeiern?
Ein zentrales Jahresend-Event schafft Begegnungen über Standort- und Teamgrenzen hinweg. Mitarbeitende erhalten gemeinsame Unternehmensinformationen, treffen Kolleginnen und Kollegen aus anderen Niederlassungen und schließen das Jahr als Unternehmen zusammen ab.
Die Kombination aus Tagung und Abendveranstaltung erfüllte dabei zwei Aufgaben: Das Tagesprogramm sorgte für Orientierung und Austausch. Awarding, Dinner und Party machten Anerkennung und Gemeinschaft emotional erlebbar.
Tagung mit Energie,
Austausch und Produkterlebnis
Die Jahrestagung begann mit der Drum Session „One Team – One Rhythm“. Als Icebreaker und Energizer bezog sie die große Gruppe unmittelbar ein und sorgte für einen aktivierenden Auftakt. Anschließend begrüßte die Geschäftsführung die Mitarbeitenden und eröffnete das fachliche Programm.
In mehreren parallelen Räumen fanden Workshops und Präsentationen statt. Eine begleitende Produktausstellung mit 20 Präsentationsplätzen bot Gelegenheit, Neuheiten kennenzulernen und mit internen sowie externen Ansprechpartnern ins Gespräch zu kommen.
„Bei einem standortübergreifenden Jahresend-Event müssen fachlicher Nutzen und emotionale Wirkung zusammenpassen. Die Tagung gab allen Mitarbeitenden einen gemeinsamen Informations- und Austauschrahmen. Mit der Night of the Stars haben wir daraus ein Erlebnis entwickelt, das Anerkennung sichtbar machte und alle Standorte in einem gemeinsamen Abschluss zusammenführte.“
Aida Mesic 
Night of the Stars im Goya
Am Abend wechselten die Gäste vom Meliá Berlin in die Eventlocation Goya. Das Motto „Night of the Stars“ wurde vom Empfang bis zur Party konsequent umgesetzt.
Die Busse hielten direkt am roten Teppich. Dort wurden die Mitarbeitenden von 50 jubelnden Fans, Autogrammjägern und Blitzlichtern wie Filmstars begrüßt.
Star-Doubles, eine Fotowand, Walk-of-Fame-Elemente sowie eine auf das Motto abgestimmte Raum- und Tischdekoration führten die Inszenierung im Inneren fort. Die Gäste erschienen entsprechend dem Dresscode „Glamour“ und wurden selbst Teil der Filmstar-Kulisse.
Auf der Bühne wurden die einzelnen Unternehmensstandorte präsentiert. So erhielten die verschiedenen Teams innerhalb des gemeinsamen Events eigene Sichtbarkeit.
Den emotionalen Höhepunkt bildete die Ehrung besonderer Sales-Leistungen. Die Preisverleihung orientierte sich dramaturgisch an einer großen Filmpreisgala.
Laudatio, Aufgangsmusik, goldene Umschläge, Namenseinblendungen, Preisübergabe und gemeinsame Fotos verliehen den Auszeichnungen einen festlichen Rahmen.
Das Awarding machte die Leistungen vor dem gesamten Unternehmen sichtbar. Anschließend ging der Abend direkt in die gemeinsame Party über.
Kundenstimme zur Jahrestagung
Leistungen von Maximize Marketing
- Gesamtprojektleitung
- Entwicklung der Eventidee und Gesamtdramaturgie
- Konzeption von Tagung, Awarding und Dinner Party
- Koordination von Hotel, Eventlocation und Transfers
- Planung der Drum Session
- Organisation der Workshop- und Ausstellungsbereiche
- Entwicklung und Umsetzung der „Night of the Stars“
- Inszenierung und Ablaufregie des Awardings
- Steuerung von Technik, Künstlern, Catering und Umsetzung vor Ort
Mehrwert für den Kunden
Maximize Marketing verband die fachliche Komplexität einer großen Mitarbeitertagung mit der emotionalen Wirkung einer inszenierten Award Night.
Für den Kunden entstanden dadurch:
- Ein gemeinsamer Jahresabschluss für alle Standorte
- Persönliche Begegnungen über Teamgrenzen hinweg
- Eine klare Verbindung aus Information, Austausch und Anerkennung
- Sichtbare Würdigung besonderer Sales-Leistungen
- Ein durchgängiges Konzept für Tagung und Abendveranstaltung
- Zentrale Steuerung aller Partner und Gewerke
- Deutliche Entlastung des internen Organisationsteams
Das Ergebnis
Die Jahrestagung brachte Mitarbeitende verschiedener Standorte in einem gemeinsamen Jahresend-Format zusammen.
Tagung, Workshops und Produktausstellung schufen Raum für Information und persönlichen Austausch.
Die „Night of the Stars“ setzte besondere Sales-Leistungen sichtbar in Szene und gab der Veranstaltung einen
emotionalen Abschluss. Maximize Marketing steuerte Tagung, Abendlocation, Künstler,
Technik, Catering und Transfers aus einer Hand.
Jahrestagung mit Awarding planen
Sie möchten Mitarbeitende aus mehreren Standorten zusammenbringen und
fachliche Inhalte mit Austausch, Anerkennung und einem besonderen Abend verbinden?
Maximize Marketing konzipiert und organisiert Jahrestagungen und Mitarbeiterevents – von der
ersten Idee über Tagung, Awarding und Abendveranstaltung bis zur vollständigen Umsetzung vor Ort.
FAQ - Jahrestagung in Berlin
Zunächst werden Anreisewege, Hotelkapazitäten, Veranstaltungszeiten und die Anforderungen der verschiedenen Standorte betrachtet. Daraus entsteht eine Dramaturgie aus gemeinsamen Informationspunkten, kleineren Austauschformaten und Zeit für persönliche Begegnungen.
Bei größeren Gruppen müssen außerdem Plenum, parallele Räume, Technik, Catering, Transfers und Teilnehmerführung zentral abgestimmt werden.
Ein aktivierender Einstieg sollte leicht verständlich sein und alle Teilnehmenden gleichzeitig einbeziehen. Die Drum Session in Berlin nutzte den gemeinsamen Rhythmus, um Energie aufzubauen und die Gruppe unmittelbar zu aktivieren.
Der Programmpunkt bereitete zugleich den Übergang in das fachliche Tagungsprogramm vor.
Die Ehrung sollte nachvollziehbar begründet und auf die ausgezeichneten Leistungen ausgerichtet sein. Eine Dramaturgie aus Laudatio, Musik, visueller Präsentation und persönlicher Preisübergabe erhöht die Aufmerksamkeit, ohne die Leistung hinter der Inszenierung verschwinden zu lassen.
Entscheidend ist, dass die Ausgezeichneten vor Kolleginnen, Kollegen und Geschäftsführung sichtbar Anerkennung erhalten.
Full Service verbindet alle Bestandteile in einer zentralen Planung: Hotel, Tagungsräume, Workshops, Ausstellung, Technik, Catering, Transfers, Abendlocation, Künstler, Dekoration und Ablaufregie.
Der Kunde erhält einen verantwortlichen Ansprechpartner, abgestimmte Abläufe und weniger interne Schnittstellen.
Ihr Draht zu uns!
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Ich bin Sparringspartnerin, Beraterin und Ideengeberin: Für einen ersten Austausch stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung und bringe meine 25 Jahre Event-Erfahrung direkt mit an den Tisch.
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