Jahrestagung in Köln:
„We Rock IT“ für 260 Mitarbeitende
A-cappella-Opening, Standort-Songs und eine gemeinsame Rockparty in der Halle Tor 2
Für ein IT-Unternehmen mit mehreren Standorten entwickelte Maximize Marketing eine Jahrestagung in Köln für 260 Mitarbeitende. Das Dorint Hotel am Heumarkt bildete den Rahmen für Meeting, Workshops und Speakerprogramm. Am Abend wurde das Motto „We Rock IT“ in der Halle Tor 2 zum gemeinsamen Bühnenerlebnis.
Jeder Standort präsentierte ein zuvor einstudiertes Lied, das das jeweilige Team und seine Besonderheiten beschrieb. Eine Live-Band begleitete die Auftritte und holte später weitere Mitarbeitende auf die Bühne.
Maximize Marketing verantwortete bei diesem Firmen-Event die Mottoentwicklung, die Dramaturgie, die Veranstaltungstechnik für Tagung und Abend, die Regie der Party sowie das gesamte Projektmanagement.
Referenzdaten
- Format: Jahrestagung mit Awarding und Rockparty
- Teilnehmende: 260 Mitarbeitende
- Destination: Köln, NRW
- Tagungshotel: Dorint Hotel am Heumarkt
- Abendlocation: Halle Tor 2
- Motto: We Rock IT
- Ziel: Mitarbeitende mehrerer Standorte zusammenbringen
- Tagungsauftakt: Gemeinsames Singen mit einer A-cappella-Band
- Tagesprogramm: Tagung, parallele Workshops und Speakerprogramm
- Gastrednerin: Regina Halmich
- Abendprogramm: Harley-Einfahrt, Standort-Songs, Live-Band, Awarding und Party
- Aktivierungen: Graffiti und temporäre Tattoos mit Firmenlogo-Motiven
- Leistungsumfang: Gesamtprojektleitung inkl. Konzept, Technik, Dramaturgie, Regie und Umsetzung
Branche
IT Branche
Anlass
Jahrestagung mit Awarding und Rockparty
Ort
Köln, Deutschland
Teilnehmer:innen
260 Mitarbeitende
Wie werden Mitarbeitende selbst
Teil des Eventkonzepts?
Ein Eventmotto wirkt, wenn es nicht nur die Gestaltung prägt, sondern die Mitarbeitenden aktiv einbindet.
Bei „We Rock IT“ begann dies mit dem gemeinsamen Singen am Morgen. Am Abend präsentierten alle Standorte eigene Songs, bevor weitere Mitarbeitende gemeinsam mit der
Live-Band die Bühne übernahmen.
Das Motto bestimmte damit nicht nur das Erscheinungsbild, sondern auch die Rolle der Teilnehmenden während der Veranstaltung.
Musikalischer Auftakt im Dorint Hotel
Eine A-cappella-Band eröffnete die Tagung und bezog die 260 Mitarbeitenden durch gemeinsames Singen unmittelbar ein. Der musikalische Icebreaker aktivierte die Gruppe und griff die Leitidee bereits am Morgen auf.
Nach der Begrüßung durch die Geschäftsführung folgten das fachliche Programm und parallele Workshops. Am letzten Veranstaltungstag ergänzte Regina Halmich die Tagung als Gastrednerin.
Maximize Marketing verantwortete neben Konzeption und Ablauf auch die technische Umsetzung des Tagungsprogramms.
„Ein starkes Motto muss sich nicht nur in der Dekoration wiederfinden. Es sollte die Programmpunkte verbinden und den Gästen eine aktive Rolle geben. Bei ‚We Rock IT‘ reichte der rote Faden vom gemeinsamen Singen am Morgen über die Harley-Einfahrt und die Standort-Songs bis zur Bühne mit der Live-Band. Viele gezielte Ideen erzeugten so eine hohe Wirkung innerhalb des Budgetrahmens.“
Aida Mesic 
„We Rock IT“ in der Halle Tor 2
Am Abend wechselten die Mitarbeitenden in die Halle Tor 2. Die Geschäftsführer eröffneten die Veranstaltung mit einer Einfahrt auf Harleys.
Der Auftritt markierte den Wechsel vom Businessprogramm zur Rockparty und setzte das Motto unmittelbar in Szene.
Graffiti-Sprayer und eine Station für temporäre Tattoos mit Firmenlogo-Motiven und weitere kleine Ideen ergänzten die Inszenierung. Die einzelnen Elemente griffen die Rockidee auf und machten sie für die Gäste sichtbar und erlebbar.
Alle Standorte auf der Bühne
Jeder Standort hatte im Vorfeld ein eigenes Lied vorbereitet. Die Texte beschrieben die jeweiligen Teams, ihre Besonderheiten oder typische Geschichten aus dem Arbeitsalltag.
Eine Live-Band unterstützte die Mitarbeitenden bei ihren Auftritten. Dadurch wurden die Standorte nicht lediglich vorgestellt, sondern gestalteten das Abendprogramm selbst.
Im weiteren Verlauf kamen weitere Teilnehmende auf die Bühne und musizierten gemeinsam mit der Band. Aus den geplanten Standortauftritten entwickelte sich eine ausgelassene gemeinsame Rockparty.
Awarding als Teil der Rockshow
Die Award-Verleihung wurde in die Dramaturgie des Abends integriert. Besondere Leistungen und erfolgreiche Teams erhielten ihren eigenen Bühnenmoment, ohne dass die Dynamik der Party durch einen separaten formellen Block unterbrochen wurde.
Maximize Marketing koordinierte Standortauftritte, Awarding, Live-Band, Aktionspartner und Veranstaltungstechnik und führte die Regie durch den gesamten Abend.
Kundenstimme zur Jahrestagung
Leistungen von Maximize Marketing
- Entwicklung des Mottos und der Gesamtdramaturgie
- Konzeption von Tagung, Standortauftritten, Awarding und Party
- Koordination von Dorint Hotel und Halle Tor 2
- Einbindung von A-cappella-Band, Gastrednerin, Live-Band und Aktionspartnern
- Planung der Harley-Einfahrt sowie der Graffiti- und Tattoo-Aktionen
- Technische Verantwortung für Tagung und Abendveranstaltung
- Abendregie, Full-Service-Projektmanagement und Betreuung vor Ort
Mehrwert für den Kunden
Maximize Marketing entwickelte aus „We Rock IT“ ein durchgängiges Veranstaltungsformat, in dem die Mitarbeitenden selbst eine aktive Rolle übernahmen.
Für den Kunden entstanden:
- Ein gemeinsames Event für 260 Mitarbeitende aus mehreren Standorten
- Aktive Sichtbarkeit aller Standorte auf der Bühne
- Hohe Beteiligung durch gemeinsames Singen und Musizieren
- Ein erkennbares Motto vom Tagungsauftakt bis zur Party
- Wirkungsvolle Ideen innerhalb des vorgegebenen Budgets
- Zentrale Verantwortung für Konzept, Technik, Dramaturgie und Regie
- Entlastung des internen Organisationsteams
Das Ergebnis
Die Jahrestagung brachte alle Standorte aktiv auf die Bühne. Das gemeinsame Singen, die Standort-Songs und
die Live-Band machten die Mitarbeitenden selbst zum Teil des Programms.
Maximize Marketing verantwortete Konzept, Veranstaltungstechnik, Dramaturgie und Abendregie und
setzte „We Rock IT“ mit gezielten Ideen innerhalb des Budgetrahmens um.
Jahrestagung für mehrere Standorte planen
Sie möchten Mitarbeitende aus mehreren Standorten zusammenbringen und ein Motto entwickeln,
das über den gesamten Veranstaltungstag hinweg funktioniert?
Maximize Marketing konzipiert und organisiert Jahrestagungen und Mitarbeiterevents – von Motto und
Dramaturgie über Technik und Entertainment bis zur Regie und Umsetzung vor Ort.
FAQ - Jahrestagung in Köln
Mitarbeitende beteiligen sich stärker, wenn sie nicht nur einem Programm folgen, sondern eine klar definierte und leicht umsetzbare Rolle erhalten.
Bei „We Rock IT“ begann die Einbindung mit dem gemeinsamen Singen am Morgen. Am Abend präsentierten die Standorte eigene Songs, bevor weitere Mitarbeitende gemeinsam mit der Live-Band die Bühne übernahmen. Dadurch wurden die Teilnehmenden selbst zu einem wichtigen Bestandteil des Events.
Maximize Marketing leitet das Motto aus Veranstaltungsziel, Zielgruppe und Unternehmenskultur ab. Anschließend wird geprüft, mit welchen Programmpunkten, Gestaltungselementen und Aktivierungen sich die Idee konsequent umsetzen lässt.
Bei „We Rock IT“ entstand die Wirkung nicht durch einen einzelnen großen Showeffekt. A-cappella-Opening, Harley-Einfahrt, Standort-Songs, Live-Band, Graffiti und temporäre Firmenlogo-Tattoos griffen dieselbe Leitidee auf. So wurde das Motto über die gesamte Veranstaltung hinweg sichtbar, ohne das Budget auf einen einzigen Programmpunkt zu konzentrieren.
Maximize Marketing verbindet die kreativen und organisatorischen Bestandteile in einer zentralen Projektsteuerung. Dazu gehören je nach Veranstaltung Mottoentwicklung, Dramaturgie, Hotel- und Locationkoordination, Künstler, Technik, Awarding, Transfers und Betreuung vor Ort.
Beim Kölner Projekt verantwortete Maximize Marketing zusätzlich die Veranstaltungstechnik für Tagung und Party sowie die Regie des gesamten Abends. Der Kunde erhielt dadurch abgestimmte Abläufe und einen zentralen Ansprechpartner für alle beteiligten Partner.
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